Этапы проекта

Внедрение информационных систем с целью автоматизации хозяйственного учета всегда состоит из этапов. В статье рассматривается, какие этапы проходит организация, решившая автоматизировать свой бизнес.

 

 

Осознание потребности

Обычно повод, движущий руководство к автоматизации, – это ухудшение финансовых показателей, приказ головной компании, множество жалоб пользователей на обилие ручного (а иногда и двойного) ввода информации, отсутствие прозрачности в цепочке бизнес-процессов предприятия, отсутствие контроля. Когда решение о необходимости внедрения информационной системы принято, можно переходить к следующему шагу – выбору партнера.

Выбор компании-подрядчика

Очень ответственный этап – ведь с выбранной компанией придется тесно сотрудничать на протяжении нескольких месяцев. Выбор действительно трудный, легко можно ошибиться, т.к. сейчас, многие участники рынка имеют персонал низкой квалификации и работают по схеме откатов, что отрицательно сказываться на качестве их работы. Попросите провести презентацию, поговорите с консультантами. Если что-то не нравится, лучше отказаться как можно раньше, т.к. смена партнера в середине проекта может привести к большим сдвигам сроков, стоимости и даже к провалу.

Предпроектное обследование

Итак, выбор сделан, что дальше? Компания-автоматизатор должна провести предварительное обследование. На данном этапе определяются и согласовываются цели и задачи проекта, проводится анализ бизнес-процессов, и формулируются требования к будущей информационной системе. Результатом является документ Техническое задание, включающий в себя все алгоритмы будущей системы, все отчетные формы и распределение прав доступа.

Срок выполнения этапа зависит от сложности учета, количества автоматизируемых подразделений и составляет обычно от одной недели до одного месяца.

Настройка, разработка

Выполняется внедряющей организацией на основании технического задания, составленного на предыдущем этапе. Помните, что максимальное использование типового функционала позволяет снизить затраты и сроки внедрения. А также минимум доработок обеспечивает более легкое сопровождение.

Не будет лишним дополнительно сообщить, чтобы разрабатываемый код не шифровался и не защищался паролем. Это поможет безболезненно провести смену партнера, если будет такая необходимость. А также шифрование может являться защитой от огласки неграмотного кода, написанного слабым программистом.

Опытная эксплуатация

Очень важный этап. Этап, на котором можно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать на реальных данных, требуйте ее чёткой и правильной работы. В качестве проверки необходимо сверить данные, полученные в новой системе учета, с данными из старой системы учета (или данными, рассчитанными вручную). При несовпадении результатов формируется список доработок и исправлений.

Обучение персонала

Обучение необходимо проводить только для ответственных сотрудников, способных передать свои знания коллегам. Перед курсами в обязательном порядке нужно посмотреть на систему, ознакомиться с документацией и сформулировать вопросы. Если этого не сделать, то эффективность обучения резко снижается. Не нужно бояться задавать вопросы. Если преподаватель не может сразу дать ответ, попросите его ответить по электронной почте после окончания обучения.

Промышленная эксплуатация

Исправив ошибки, обнаруженные на этапе опытной эксплуатации, осуществляется переход на этап промышленной эксплуатации. Сейчас полученные данные и расчеты уже не подвергаются сомнению и используются для принятия управленческих решений. Но поддержка системы пока еще осуществляется разработчиком, который исправляет ошибки, занимается доработкой, оптимизацией кода. Ответственность за использование результатов работы несет заказчик, а за устранение ошибок — разработчик.

Когда завершение проекта уже близко, разработчик пытается скорее поставить точку и подписать последние акты. Но не спешите, система должна стабильно отработать хотя бы три месяца.

Поддержка и сопровождение

После окончания проекта сопровождение информационной системы должно осуществляться исключительно силами заказчика. Все новые доработки должны быть исключены. Если все же изменения системы жизненно необходимы, то происходит перемещение на этап «Настройка, разработка», после которого снова нужно пройти все этапы до промышленной эксплуатации. Но ни в коем случае нельзя допускать разработчика к боевой базе. Все изменения должны выполняться на тестовых базах.

 

Только что мы рассмотрели этапы выполнения проекта автоматизации. Не все этапы являются обязательными, но выполнение всех этапов поможет предприятию полностью контролировать ход внедрения.